Thay vì sử dụng những mẫu có sẵn thiếu chuyên nghiệp, việc in biểu mẫu riêng theo thiết kế của công ty đã trở thành lựa chọn hàng đầu. Đặc biệt, nhu cầu in phiếu thu chi giá rẻ hay in hóa đơn bán lẻ số lượng ít ngày càng tăng, đòi hỏi các giải pháp in ấn linh hoạt và chất lượng.
Tại sao doanh nghiệp cần in biểu mẫu riêng?
Việc sử dụng biểu mẫu in sẵn hoặc tự làm bằng tay có thể tiết kiệm chi phí ban đầu, nhưng về lâu dài, nó tiềm ẩn nhiều rủi ro và hạn chế. In biểu mẫu riêng mang lại nhiều lợi ích vượt trội:
➤ Nâng cao tính chuyên nghiệp: Biểu mẫu được thiết kế riêng với logo, thông tin liên hệ và màu sắc thương hiệu giúp tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác. Nó thể hiện sự chỉn chu và uy tín của doanh nghiệp.
➤ Quản lý hiệu quả: Các trường thông tin được sắp xếp khoa học, phù hợp với quy trình nội bộ, giúp nhân viên điền thông tin nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai sót.
➤ Pháp lý và kế toán: Biểu mẫu được in ấn rõ ràng, đầy đủ thông tin là bằng chứng quan trọng cho các giao dịch, hỗ trợ công tác kế toán, kiểm toán và giải quyết tranh chấp (nếu có).
➤ Xây dựng thương hiệu: Mỗi biểu mẫu là một công cụ marketing tinh tế, giúp khách hàng ghi nhớ thương hiệu của bạn mỗi khi tiếp xúc.
➤ Tiết kiệm thời gian: Với số lượng lớn, việc in biểu mẫu sẵn sàng để sử dụng giúp tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc tự in từng tờ hoặc viết tay.
Lưu Ý Khi In Biểu Mẫu
Để có được những biểu mẫu chất lượng và phù hợp với nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp cần chú ý đến các quy cách sau:
Kích thước phổ biến
Lựa chọn kích thước phù hợp giúp tối ưu hóa không gian hiển thị thông tin và dễ dàng lưu trữ. Các kích thước thông dụng bao gồm:
➤ A4 (21 x 29.7 cm): Phù hợp cho các loại hợp đồng, biên bản bàn giao, phiếu nhập/xuất kho có nhiều thông tin chi tiết. Chẳng hạn, khi cần in phiếu xuất kho với nhiều dòng sản phẩm, kích thước A4 là lý tưởng.
➤ A5 (14.8 x 21 cm): Kích thước phổ biến nhất cho hóa đơn bán lẻ, phiếu thu, phiếu chi. Đây là lựa chọn cân bằng giữa việc đủ không gian và dễ dàng cầm nắm, lưu trữ. Nhiều xưởng in biểu mẫu A5 thường có ưu đãi tốt cho kích thước này.
➤ A6 (10.5 x 14.8 cm): Thường dùng cho các loại phiếu nhỏ như phiếu gửi xe, phiếu bảo hành nhỏ gọn.
Chất liệu giấy
Chất liệu giấy quyết định độ bền, cảm giác khi sử dụng và khả năng sao chép thông tin:
➤ Giấy Fort (Offset): Thường dùng cho các loại biểu mẫu 1 liên, không cần sao chép. Giấy có bề mặt nhám, dễ viết, độ trắng cao. Định lượng phổ biến từ 60gsm đến 100gsm.
➤ Giấy Carbonless: Là loại giấy đặc biệt tự động sao chép nội dung khi viết mà không cần dùng giấy than. Đây là lựa chọn tối ưu cho các biểu mẫu nhiều liên như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn. Giấy in carbonless 3 liên là loại phổ biến, mỗi liên có màu sắc khác nhau để dễ phân biệt (trắng, hồng, xanh…).
Công nghệ in
Tùy thuộc vào số lượng và yêu cầu về chất lượng, có hai công nghệ in chính:
➤ In Offset: Phù hợp cho các đơn hàng số lượng lớn (từ vài ngàn tờ trở lên). Chất lượng in sắc nét, đồng đều và chi phí trên mỗi sản phẩm thấp khi in số lượng nhiều.
➤ In Kỹ thuật số: Lý tưởng cho các đơn hàng số lượng ít, cần lấy nhanh. Chi phí cao hơn in offset trên mỗi sản phẩm nhưng không yêu cầu số lượng tối thiểu. Đây là giải pháp hoàn hảo cho in hóa đơn bán lẻ số lượng ít.
Nên chọn in 1 liên, 2 liên hay 3 liên?
Số lượng liên của biểu mẫu phụ thuộc vào mục đích sử dụng và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp:
➤ Biểu mẫu 1 liên: Dùng cho các chứng từ chỉ cần một bản gốc, không cần lưu trữ hoặc sao chép cho các bộ phận khác. Ví dụ: Phiếu giao hàng nội bộ, phiếu xuất kho đơn giản.
➤ Biểu mẫu 2 liên: Thường dùng cho các giao dịch cần 1 bản gốc và 1 bản sao. Ví dụ phổ biến là hóa đơn bán lẻ, phiếu thu, phiếu chi (1 liên giao khách, 1 liên lưu nội bộ).
➤ Biểu mẫu 3 liên: Phù hợp cho các giao dịch phức tạp hơn, cần phân phối cho 3 bên. Ví dụ: Phiếu xuất kho (1 liên giao hàng, 1 liên kế toán, 1 liên thủ kho), phiếu bảo hành (1 liên khách hàng, 1 liên trung tâm bảo hành, 1 liên lưu hồ sơ). Việc sử dụng giấy in carbonless 3 liên giúp quy trình này trở nên trơn tru.
Kinh nghiệm in biểu mẫu tiết kiệm chi phí
Để tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng, doanh nghiệp có thể áp dụng các mẹo sau:
➤ In số lượng lớn: Đây là cách hiệu quả nhất để giảm giá thành đơn vị. Hãy ước tính nhu cầu sử dụng trong một khoảng thời gian dài và đặt in một lần.
➤ Chọn kích thước chuẩn: Ưu tiên các kích thước phổ biến như A4, A5, A6 để tận dụng tối đa khổ giấy in và giảm chi phí gia công cắt xén.
➤ Thiết kế đơn giản: Tránh các chi tiết quá phức tạp, nhiều màu sắc hoặc yêu cầu gia công đặc biệt nếu không thực sự cần thiết.
➤ Cung cấp file thiết kế chuẩn: Chuẩn bị sẵn file thiết kế chất lượng cao, đúng định dạng giúp tiết kiệm chi phí thiết kế và đẩy nhanh quá trình in ấn.
➤ Chọn xưởng in uy tín: Tìm đến các xưởng in có kinh nghiệm, công nghệ hiện đại để đảm bảo chất lượng và giá cả cạnh tranh.
Các câu hỏi thường gặp (FAQs)
In biểu mẫu mất bao lâu?
Thời gian in phụ thuộc vào số lượng, độ phức tạp của thiết kế và công nghệ in. Thông thường, in số lượng ít bằng kỹ thuật số có thể lấy trong 1-2 ngày, trong khi in offset số lượng lớn có thể mất 3-7 ngày làm việc.
Có thể in logo lên biểu mẫu không?
Hoàn toàn có thể. Việc in logo và thông tin thương hiệu lên biểu mẫu là một trong những lợi ích chính của việc in riêng, giúp tăng tính chuyên nghiệp và nhận diện thương hiệu.
Tôi chưa có file thiết kế, xưởng in có hỗ trợ không?
Đa số các xưởng in uy tín đều có đội ngũ thiết kế hỗ trợ khách hàng lên ý tưởng và tạo file thiết kế theo yêu cầu, đảm bảo biểu mẫu của bạn đạt chuẩn in ấn.
Giá in giấy in carbonless 3 liên có cao hơn giấy thường nhiều không?
Giấy carbonless có giá thành cao hơn giấy Fort do tính năng tự sao chép đặc biệt. Tuy nhiên, hiệu quả và sự tiện lợi mà nó mang lại thường vượt trội so với việc sử dụng giấy than truyền thống.
